Letzte Meile mit QDelivery: Von der Planung zum Zustellnachweis

In einem früheren Beitrag haben wir den Ansatz von QDelivery, Zustellung sichtbar zu machen, sowie die bedienten Branchen in Grundzügen vorgestellt. Diesmal wechseln wir die Perspektive und blicken mit den Augen des Operations-Teams auf den Ablauf: Welche Phasen durchläuft ein Zustelltag auf QDelivery, welche Entscheidung fällt in jeder Phase, und auf welchen Daten beruhen diese Entscheidungen?

QDelivery ist eine Plattform, die Zustellprozesse durchgängig mit Business Intelligence steuert. Sie bündelt Planung, Routing und Live-Koordination im Außendienst auf einer Plattform – auf Basis effizienz- und kostenorientierter Berechnungen.

Für wen: Betriebe, bei denen Tempo und Volumen zählen

QDelivery wurde für Betriebe entwickelt, die ihre Kunden pünktlich erreichen müssen und Zustellung als Teil ihrer Wettbewerbsfähigkeit verstehen. Jeder dieser Betriebe erwartet von der Planung etwas anderes:

• E-Commerce und Marktplätze: Das Volumen schwankt im Tagesverlauf und in Kampagnenphasen. Der Plan muss das Versprechen einer Same-Day- und Schnellzustellung trotz dieser Schwankungen halten.
• Lebensmittelhandel: Frische und Zeit sind entscheidend. Zustellungen werden nach stundengenauen Zeitfenstern organisiert.
• Restaurantketten: Servicenetze mit vielen Filialen kämpfen zu Stoßzeiten um Minuten. Entscheidend ist, den Plan schnell neu aufsetzen zu können.
• Unternehmensdistribution: Bei großen Organisationen mit geplanten Sendungen von vielen Standorten stehen die richtige Verteilung der Kapazität und die Nachverfolgbarkeit der Sendungen im Vordergrund.

Diese unterschiedlichen Anforderungen werden auf derselben Infrastruktur erfüllt; was sich ändert, sind die dominierenden Planungsrestriktionen und die beobachteten Kennzahlen.

Der durchgängige Ablauf: ein Zustelltag in sieben Phasen

Bei QDelivery verläuft die Zustellung als ununterbrochener Prozess, in dem jede Phase die nächste auslöst. Die folgenden sieben Phasen fassen den Ablauf zusammen, den das Operations-Team im Tagesverlauf steuert.

1. Auftragsannahme

Aufträge aus verschiedenen Kanälen werden in einem gemeinsamen Pool gesammelt und priorisiert. Sie werden automatisch verarbeitet, und für jeden Auftrag wird eine voraussichtliche Zustellzeit berechnet. So steht das Versprechen an den Kunden vom ersten Moment an auf einer realistischen Grundlage.

2. Planung und Routing

Der Verteilungsplan entsteht automatisch, indem Kapazität, Gebiet, Verkehr und Zeitfenster gemeinsam bewertet werden. Die intelligente Routenoptimierung gleicht diese Restriktionen aus und sucht die beste Balance zwischen Effizienz und Kosten. Aufgabe der Disposition ist es nicht, jede Zustellung manuell einzuplanen, sondern den vom System vorgeschlagenen Plan zu prüfen und Ausnahmen zu steuern.

3. Zuweisung

Der Plan erreicht den Außendienst als Zuweisung an Kuriere und Fahrzeuge. Da die Zuweisung Teil desselben Ablaufs ist wie Live-Tracking und Zustellnachweis, lässt sich über einen einzigen Datensatz verfolgen, wem eine Zustellung übergeben wurde, wo sie sich befindet und wie sie abgeschlossen wurde.

4. Außendienst

Sobald eine Zustellung unterwegs ist, werden Team-, Fahrzeug- und Sendungsstatus in Echtzeit verfolgt. Außendienst und Zentrale sehen dasselbe Bild: Die Zentrale muss den Status nicht telefonisch erfragen, und das Team vor Ort arbeitet die Zustellungen und Übergabeschritte des Tages in einem Ablauf ab.

5. Live-Tracking

Kuriere und Sendungen werden auf einer Live-Karte verfolgt. Auch der Kunde sieht seine Zustellung in Echtzeit und wird per SMS informiert. Operations-Team und Kunde sehen denselben Moment; die Frage „Wo ist meine Bestellung?“ ist beantwortet, bevor sie gestellt wird.

6. Zustellnachweis

An der Tür wird die Zustellung mit Foto, Unterschrift und Zeitstempel bestätigt. Der Kreislauf schließt sauber; im Streitfall ist dokumentiert, was wann an wen übergeben wurde.

7. Reporting

Am Ende des Tages werden Lager-, Versand- und Zustellkennzahlen in einem Panel zusammengeführt. KPI-Dashboards machen die Leistung des Betriebs sichtbar; die Erfassung von Umweltkennzahlen ermöglicht es, die Umweltwirkung des Zustellbetriebs zu verfolgen. Reporting ist eine Lernschleife, die in den Plan des nächsten Tages zurückfließt.

Gemeinsam ist diesen sieben Phasen, dass sie alle denselben Datensatz aktualisieren. Auftrag, Plan, Zuweisung, Standort, Nachweis und Bericht liegen nicht in getrennten Systemen; eine Änderung in einer Phase wirkt sich sofort auf die folgenden aus. So verlagert sich die Energie des Operations-Teams von der Routinekoordination auf das Management von Ausnahmen: eine verspätete Zustellung, ein Gebiet mit ausgeschöpfter Kapazität oder ein geändertes Zeitfenster.

Integrationen: Zusammenarbeit mit bestehenden Systemen

Eine Zustellplattform schafft nur in dem Maß Wert, in dem sie mit den Systemen kommuniziert, aus denen Aufträge kommen und in die Informationen fließen. QDelivery ist daher nicht dafür gebaut, bestehende Infrastruktur zu ersetzen, sondern mit ihr zusammenzuarbeiten:

• API und Drittanbieter-Integrationen: Der Datenaustausch mit Vertriebskanälen, Auftragssystemen und Unternehmenssoftware erfolgt über API.
• Mehrkanalige Auftragsannahme: Aufträge aus verschiedenen Kanälen fließen in einen Pool; die Planung zersplittert nicht, wenn die Zahl der Kanäle wächst.
• Kundenbenachrichtigungen: Live-Tracking und SMS-Benachrichtigungen informieren den Kunden, ohne zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.
• Lagerseite: QDelivery kommuniziert mit dem WMS über dasselbe Datenrückgrat; Sendungen aus dem Lager gehen nahtlos in den Zustellplan über.

Der Integrationsumfang wird gemeinsam anhand der Systeme festgelegt, die der Betrieb heute nutzt. Ziel ist es, Zustelldaten in einer sichtbaren Ebene zu bündeln, ohne die gewohnten Werkzeuge der Teams zu verändern.

Vom Lager bis zur Tür: Zusammenspiel mit dem WMS

Zustellung beginnt meist im Lager. Die Qualität der letzten Meile hängt deshalb direkt von der Genauigkeit der Abläufe im Lager ab. Das Lagerverwaltungssystem WMS von CLevel steuert das Lager vom Wareneingang bis zur Rechnung; QDelivery plant, routet und verfolgt die Zustellung vom Lager bis zur Tür live. Beide Systeme kommunizieren über dasselbe Datenrückgrat.

Im WMS verläuft der Prozess in sechs Schritten:

1. Wareneingang: Die Annahme erfolgt per Barcode gegen die Bestellavisierung; Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer werden erfasst. Blindannahme, Toleranzfreigabe und Cross-Docking werden unterstützt.
2. Einlagerung: Ein Lagerplatz wird nach Umschlagshäufigkeit, Volumen und Lagerkapazität vorgeschlagen.
3. Bestand: Der Bestand wird in Echtzeit nach Lagerplatz, Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum geführt. Inventuren laufen ohne Betriebsunterbrechung als Blind- und Ad-hoc-Zählung.
4. Kommissionierung: Vier Strategien – auftragsbezogen, zonenbasiert, Sammel- und Wellenkommissionierung – werden über eine einzige Regel-Engine je Lager, Kanal oder Kunde gewählt. Terminals führen Schritt für Schritt.
5. Verpackung: Artikelprüfung, Kartonvorschlag und Gewichtskontrolle; beim Verschließen des Pakets wird die Rechnungsstellung automatisch ausgelöst.
6. Versand: Das Paket wird an den Frachtführer übergeben, und eine Versandmeldung wird erzeugt.

Jede Bewegung im Lager wird per Barcode verifiziert, jeder Schritt erzeugt ein Ereignis. Diese Ereignisse gehen als Webhooks an das ERP. Das Ergebnis ist eine vom Lager bis zur Tür nachverfolgbare Kette: Aus welchem Regal ein Auftrag kommissioniert wurde, in welchen Karton er kam, mit welchem Fahrzeug er losfuhr und wer ihn an der Tür entgegennahm – alles ist auf demselben Datenrückgrat sichtbar.

Gemessene Wirkung

Der Wert, den QDelivery schafft, mündet in eine messbare betriebliche Verbesserung. Bei QDelivery wurde eine Verbesserung der allgemeinen Ressourcenoptimierung um 35 % gemessen. Ressourcenoptimierung bedeutet, die begrenzten Ressourcen des Zustellbetriebs – etwa Fahrzeuge, Kuriere und Zeit – datengestützt genauer einzusetzen.

Dieses Ergebnis gehört zu den in CLevel-Produkten gemessenen Wirkungen. Gemäß dem Prinzip des evidenzbasierten Werts, einem der Grundprinzipien der Gruppe, wird der Beitrag von Technologie nicht durch Behauptungen definiert, sondern durch konkreten Betrieb und messbare Ergebnisse.

Hinter dieser Verbesserung stehen vier betriebliche Ergebnisse, die sich gegenseitig verstärken:

• Der Standort ist jederzeit bekannt: Operations-Team und Kunde müssen nicht raten, wo sich eine Bestellung befindet.
• Gewonnene Zeit kommt zurück: Automatische Planung und optimierte Routen verringern den Planungsaufwand.
• Die Kosten pro Zustellung sinken: Richtig genutzte Kapazität und weniger unnötige Bewegung wirken sich auf die Kosten aus.
• Das Versprechen wird jedes Mal gehalten: Nachgewiesene Zustellung macht das Versprechen einer Marke an ihre Kunden messbar.

Den eigenen Zustellbetrieb bewerten

Für Teams, die den Wechsel zu einer Zustellinfrastruktur prüfen, ist der Ausgangspunkt die Frage, wo der heutige Betrieb unsichtbar bleibt. Die folgenden Fragen helfen bei dieser Einschätzung:

• Aus wie vielen Kanälen kommen Aufträge, und fließen sie in einen gemeinsamen Pool?
• Auf welchen Restriktionen beruht der Verteilungsplan heute, und wie lange dauert seine Erstellung?
• Ist der aktuelle Standort einer Zustellung bekannt, bevor der Kunde fragt?
• Wird der Zustellnachweis dokumentiert, und wie werden Reklamationen gelöst?
• Werden Informationen vom Lager an die Zustellung automatisch oder manuell übergeben?

Für eine gemeinsame Bewertung Ihres Betriebs besuchen Sie die QDelivery-Unternehmensseite und unsere Branchenseite Logistik und Zustellung oder erreichen das QDelivery-Team über unsere Kontaktseite.